Comment mettre en place sa messagerie vocale professionnelle ?

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En cas d’indisponibilité du professionnel, une messagerie vocale bien soignée représente une alternative pour palier efficacement à la frustration du « non décrochage » de la ligne.

La messagerie vocale, plus importante qu’elle n’y paraît

À l’air d’internet et des messages instantanés, on a tendance à oublier l’importance du message téléphonique en entreprise.

Et pourtant, selon la célèbre stratège des ventes Jill Konrath, 97% des appels professionnels atterriraient dans la boîte vocale du correspondant. C’est donc à tort qu’elle est négligée.

Par ailleurs, trouvez ci-dessous quelques-unes de ses fonctionnalités phares !

  • Elle permet d’informer le correspondant : un message vocal est un spot audio qui accueille un appelant lorsque son interlocuteur est injoignable ou indisponible. Elle lui indique généralement les raisons de l’indisponibilité à répondre à l’appel, le moment idéal pour rappeler, d’autres numéros téléphoniques accessibles… La fonction première de tout répondeur, en l’occurrence celle d’un répondeur professionnel, est donc informative. D’autres renseignements utiles peuvent être ajoutés, à savoir les horaires d’ouverture, les dates de congés, le lien d’un site web, etc.
  • Elle permet de réceptionner le message de l’appelant : lorsque la messagerie vocale professionnelle est enregistreuse, la personne au bout de la ligne peut laisser le message qu’elle souhaite faire passer. Cela s’avère particulièrement utile dans le cadre de messages importants ou à grands enjeux.
  • Elle sert à accrocher le correspondant : lorsqu’un client manque de joindre le collaborateur d’une entreprise, la messagerie vocale professionnelle sur laquelle il tombe peut faire toute la différence. S’il tombe sur un répondeur négligé et manquant d’intérêt, il se peut qu’il ne rappelle plus jamais. Ce qui représente potentiellement une grosse perte pour une entreprise. Par contre, une messagerie soignée peut transformer un prospect en client ou accrocher un partenaire soucieux des détails.
  • Elle permet de se démarquer des concurrents : malgré les enjeux autour de la messagerie vocale professionnelle, de nombreuses firmes en arrivent toujours à la négliger. Lorsqu’une entreprise décide de la mettre en place, cela l’aide donc à se démarquer de ses concurrents. Ce qui représente un atout pour son image.

Qui doit disposer d’une messagerie vocale en entreprise ?

En général, lorsqu’on parle de messagerie vocale professionnelle, on pense généralement au standard d’une boîte. Puisque c’est à ce pôle que les appels entrants atterrissent avant d’être redirigés vers l’ayant-droit.

Ainsi, le bon sens suggère que le standard soit le premier niveau d’une entreprise où un répondeur soigné est installé.

En dehors du standard, tout employé est également en droit de disposer d’une messagerie vocale professionnelle tant qu’il utilise une ligne téléphonique dans le cadre de ses fonctions. On parle de messagerie vocale individuelle.

Dans ce contexte, le directeur, les commerciaux et autres cadres peuvent avoir besoin d’un répondeur professionnel sérieux. Tout dépend des objectifs et du fonctionnement de la structure.

Comment concevoir un message vocal accrocheur ?

Que ce soit suivant un style original ou classique, il existe mille et une façons de créer un message vocal accrocheur. Cependant, les meilleurs d’entre eux sont conçus suivant des principes directeurs uniques.

Adopter un ton professionnel

Puisqu’on est dans un contexte de travail, le message téléphonique doit également être pro. Pour cela, le ton à adopter doit être minutieusement pensé et travaillé. Les mots, les expressions, les tournures de phrase ainsi que les effets ne doivent pas être semblables à ceux d’une messagerie ordinaire. Le message doit être bien articulé avec des phrases audibles et claires.

Être poli et courtois

Lors de la création d’un message vocal professionnel, la politesse est de mise. Puisque le répondeur représente souvent le premier point de contact avec un client ou un partenaire, il est nécessaire de s’en servir pour faire une bonne impression.

Ne pas oublier d’intégrer tous les éléments importants

Certains éléments sont très importants et doivent figurer dans un message vocal professionnel. Il s’agit notamment du nom du détenteur de la ligne téléphonique, du moment où ce dernier sera probablement joignable, etc.

Concevoir un message vocal propre aux circonstances

Pour créer un message vocal percutant, il est indispensable qu’il soit personnalisé. Même s’il s’agit d’un message classique, il doit être adapté au contexte et à la cible. Par exemple, lorsqu’un travailleur va en congé ou s’absente pour une longue période, il doit penser à une messagerie vocale pour congé. Mais, dans un autre contexte, le message à faire passer à la personne au bout du fil ne saurait être identique.

Être bref

Si vous souhaitez vraiment accrocher votre cible, il est important de ne pas paraître ennuyeux. Il est donc indispensable d’être précis et concis. En réalité, une bonne annonce téléphonique ne doit pas excéder une trentaine de secondes. Cependant, si vous jugez cela utile, il est possible d’enregistrer un texte plus long, mais n’en faites pas trop non plus.

Christophe Durand
Christophe Durand
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