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Qu’est-ce qu’un RPA ou la robotisation des processus ?

L’automatisation intelligente dans les entreprises ou la robotisation des procédures a un nom RPA

Qu’est-ce qu’un RPA (Robotic Process Automation) ou robotisation des processus ; pour faire simple, le RPA est l’utilisation de robots logiciels capables de réaliser automatiquement de nombreuses tâches numériques, surtout répétitives et automatisables.

Certains prétendent aussi que les RPA sont une solution transitoire intelligente (fruits de l’intelligence artificielle, via des outils d’apprentissage automatique de type Learning Machine); qui peuvent être utilisés pour détecter des anomalies et proposer ou suggérer une correction, (réduisant ainsi considérablement, les erreurs humaines, et les processus critiques de fort impact).

Grâce à des outils RPA, qui à titre d’information sont des logiciels, les entreprises pourront dorénavant déléguer la réalisation de certaines tâches numériques chronophages, réplétives et parfois ingrates aux robots.

Selon les données fournies par le Gartner INC (entreprise américaine de conseil et de recherche dans le domaine des techniques avancées, connue dans le monde entier), l’automatisation et l’intelligence artificielle réduiront de 65 % les besoins d’employés dans les centres de recherche et de services partagés de type SaaS, avant 2022 ; dans quelques années le marché du RPA atteindra 1 milliard de Dollars, et à ce moment là 40 % des grandes entreprises, auront adopté un outil logiciel de type RPA, alors qu’elles sont moins de 10 % de nos jours.

Pour une entreprise, l’adoption du RPA présente plusieurs avantages; elle permettra d’améliorer la satisfaction des employés, mais aussi celle des clients, et ce, dans la mesure où les robots logiciels sont plus productifs que les êtres humains.

Si la création de la première solution de RPA par l’entreprise Blue Prism date déjà d’il y a 20 ans, ce n’est que tout récemment que cette technologie ne commençait vraiment à attirer des investissements importants.

Les spécialistes estiment que le marché du RPA passera d’un milliard de dollars en 2020 à 5 milliards de dollars d’ici 2024; il n’est donc pas trop tard pour vous et votre entreprise d’adopter le RPA à votre tour.

Tous les DSI vous le diront,et c’est pour cela entre autres, qu’ils se tournent de plus en plus vers l’automatisation de tous leurs processus, pour libérer du temps homme et pouvoir leur affecter d’autres taches, plus gratifiantes, et tout cela en diminuant leur budget et leurs coûts de revient.

Qu’est-ce que le RPA ou robotisation des processus, si le sujet vous intéresse, sachez que nous allons voir dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur ce levier qui fera passer la réalisation des tâches dans votre entreprise au niveau supérieur.

RPA ou robotisation des processus, quelle définition ?

La robotisation des processus peut se définir comme l’usage de robots logiciels dans la réalisation et la gestion de tâches numériques.

Dans une démarche d’automatisation robotisée des processus, les robots interviennent pour remplacer les humains dans l’exécution de processus (succession de tâches/actions).

Comme les humains, ils interagissent avec les applications ou outils qui vont permettre de réaliser les tâches.

Adopter le RPA n’a que des avantages; notez cependant que quelques catégories de processus seulement sont concernées par la robotisation. Les voici :

  • Les tâches répétitives, successives et standardisées ;
  • Les tâches chronophages (qui prennent beaucoup de temps ou fait perdre du temps) ;
  • Les tâches banales, ennuyantes, à faible valeur ajoutée et simples d’exécution ;
  • Les tâches inadaptées pour être effectuées à la main ;
  • Les tâches trop volumineuses pour être réalisées à la main et par de vraies personnes ;
  • Les tâches dont la réalisation nécessite l’intervention de plusieurs acteurs et de plusieurs outils à la fois.
  • Les tâches répétitives, programmées durant la nuit, et qui peuvent s’automatiser (exemple les sauvegardes).

Une fois que ces différentes catégories de tâches sont confiées à des robots logiciels, la main-d’œuvre humaine peut se concentrer sur d’autres activités de niveau supérieur, plus gratifiantes.

Voici également quelques exemples de processus que vous pouvez automatiser grâce à la robotisation des processus :

  • La gestion des e-mails; cela inclut la conception du mail, sélection des destinataires depuis la liste des contacts, l’envoi du mail…
  • Prise en charge des demandes des clients reçues dans les centres d’appels ;
  • La gestion des factures (conception, intégration, envoi) ;
  • Migration, saisie et remplissage des données et traitement des formulaires.
  • Lorsque les formulaires papier doivent être transférés vers le numérique, ils doivent d’abord être scannés puis confiés à une solution RPA.
  • Le RPA pourra ensuite lire les formulaires numériques, puis introduire les données dans le système de façon automatique, libérant ainsi les humains pour qu’ils puissent faire autre chose;
  • La gestion des réclamations de clients ;
  • La planification en ligne des patients pour les rendez-vous médicaux.

Tous les métiers et secteurs concernés par l’automatisation des processus robotiques

Selon une étude, le RPA permettrait aux entreprises de réaliser des économies de 20 à 30 % notamment en améliorant la productivité, en réduisant les erreurs et en augmentant la conformité, si bien que presque tous les métiers et secteurs l’a adopté.

Services financiers, soins de santé, fabrication, secteur public, vente au détail, finance, le juridique, le service client, les opérations et l’informatique… Tous les secteurs et métiers peuvent en effet profiter de cette technologie qui ne cesse d’évoluer.

Du moment que vos tâches sont reproductibles à grand volume et qu’elles obéissent aussi à des règles métier claires, vous pourrez trouver ou concevoir la solution RPA capable de les prendre en charge, c’est avantageux et non chronophage.

Dans le commerce électronique, par exemple, vous pouvez utiliser une solution RPA pour gérer les statuts de commande et d’expédition en constante évolution ou encore pour informer les clients lorsque leur commande est traitée ou bien livrée.

Dans le secteur bancaire, le RPA peut servir à automatiser les longs processus de saisie et d’échange d’informations ou encore à l’extraction d’informations depuis les formulaires papiers.

Et si votre entreprise gère une compagnie aérienne ou une agence de voyage, vous pouvez aussi utiliser des solutions RPA dans des tâches comme l’annulation d’un billet d’avion et l’émission de remboursement ; d’ailleurs, aujourd’hui, la totalité des compagnies aériennes utilisent des robots pour faire ce genre de tâches !

Et en gestion des ressources humaines, les tâches comme le traitement des absences, l’établissement de notes de frais ou encore le recrutement peuvent être confiées à des solutions RPA; et en informatique il n’y a rien de plus simple, que de remonter une anomalie ou une alerte, pour pouvoir les gérer par un outil de type RPA.

Bref, vous l’aurez compris, à peu près tous métiers et secteurs sont concernés par l’automatisation des processus robotiques. Cela inclut le vôtre, quel qu’il soit !

MEMOGuard, le logiciel de supervision pour optimiser vos mains-d’œuvre numériques

Memoguard est un logiciel de supervision informatique conçu par Clever Technologies, un éditeur de logiciels d’envoi de SMS et supervision et gestion d’astreintes, expert en la matière et N° 1, depuis 22 ans déjà, la supervision et la gestion des cellules de crise, c’est leur cœur de métier.

Étant donné que vous ne pouvez pas gérer ce vous que ne voyez pas, le meilleur moyen de surveiller et d’optimiser le fonctionnement de vos mains-d’œuvre numériques reste d’utiliser des solutions de supervision adaptées aux solutions RPA comme Memoguard.

Ce dernier peut surveiller pratiquement tous les aspects de vos opérations RPA : santé, statut et capacités de tous vos travailleurs numériques, charge de travail pour chaque processus, délai d’exécution de chaque tâche ou processus, évènements inattendus, évènements inconnus…

Quand un évènement particulier est détecté, par exemple l’arrêt ou le bug d’un de vos robots logiciels travailleurs ou bien du système même dans lequel vos robots ou vos applications métiers sont lancées, le logiciel MEMOGuard vous le signale via divers moyens de communication de votre choix comme le vocal, les hauts parleurs, les SMS, le Pager, les Contacts secs, l’Email, les applications…).

En combinant la surveillance informatique et la gestion d’astreinte fournies par MEMOGuard, vous allez améliorer la stabilité et la productivité de vos mains-d’œuvre numériques; et ce d’autant plus que Clever Technologies son éditeur, vient de produire une nouvelle version(en SaaS et fonctionnant aussi en 64 bits), qui sera mise sur le marché le 01/09/2021, et qui reprend toutes les potentialités proposées par la technique de nos jours, tout y est inclus.

MEMOGuard dans sa nouvelle version, est à considérer comme l’un des plus puissants et des plus robustes outils du métier, intégrant une multitude d’options ou protocoles (envoie de SMS, traitement des messages vocaux, acquittement, Swaps des alertes à volonté), il pourra s’adapter très rapidement à tous les contextes, même les plus pertinents et les plus difficiles, car pratiquement, il sait et  il peut tout faire.

Quels sont les avantages du RPA ou robotisation des processus ?

Les avantages du RPA sont vastes et de grande envergure. Il offre aux entreprises la possibilité de réduire les coûts de personnel et les erreurs humaines, faire évoluer l’entreprise en exécutant les tâches plus efficacement, améliorer le climat organisationnel et bien d’autres encore.

Voici les principaux les avantages du RPA (Robotic Process Automation) :

Amélioration de la satisfaction des gestionnaires et des donneurs d’ordres

Puisque les tâches répétitives, successives et standardisées et parfois ingrates sont laissées aux robots logiciels, le RPA permet donc de laisser aux salariés la possibilité de se concentrer sur des activités plus stimulantes intellectuellement et plus valorisantes.

Des études ont montré que les robots logiciels, du moment qu’ils ne suppriment pas des emplois, sont plutôt bien accueillis par les salariés. Plus que de simples outils de travail, ils sont considérés comme membres précieux de l’équipe.

Amélioration de la satisfaction des clients

Dans le cas où vous avez des clients à satisfaire ou à assister, l’adoption de la robotisation des processus est vivement recommandée; vous aurez notamment besoin d’une solution RPA pour faire fonctionner efficacement votre centre d’appels. Dans ce cas précis, la solution RPA vous sera utile pour acheminer automatiquement les différents appels reçus vers les différentes équipes disponibles. Elle peut aussi se charger des transferts d’informations qui concernent les appels en attente et les appels transférés.

Il se peut aussi que votre entreprise doive gérer et traiter de nombreuses réclamations venant de vos clients. Il s’agit généralement d’une tâche à forte intensité de main-d’œuvre. À ce titre, sa réalisation peut et doit être confiée à une solution RPA; l’automatisation permettra d’accélérer la vitesse de traitement de chaque réclamation.

Augmentation de la productivité

De nombreux spécialistes s’accorde sur le fait que le RPA un levier de productivité encore plus intéressant que le lean production ou encore la délocalisation. De plus, à la déférence de ces deux derniers, elle ne nécessite pas d’investissement coûteux.

Les robots logiciels permettent un arbitrage du travail plus facile. Ils sont aussi capables de reproduire les actions humaines sur une interface bureau. Pour ces raisons, ils peuvent être utilisés pour remplacer les employés.

Étant donné qu’ils sont extrêmement rapides pour exécuter des tâches, ne commentent jamais d’erreurs et peuvent fonctionner sans arrêt (24h/24 et 7j/7 dans certains cas), les robots logiciels sont de toute évidence plus productifs que les simples employés; on peut les programmer pour travailler 260 000 heures par an, contre 32 000 seulement pour un employé de bureau; c’est 8 fois plus, et la presque certitude de ne pas faire d’erreurs.

Conformité améliorée, intégration des exigences du RGPD.

Dans les industries aux réglementations contraignantes, le RPA offre un levier intéressant pour gérer des exigences croissantes pour deux raisons.

Tout d’abord, en automatisation des processus, les transactions sont enregistrées et des étapes sont systématiquement appliquées, ce qui évite les erreurs manuelles et offre une transparence totale aux auditeurs, pour les éventuelles analyses ultérieures.

Deuxièmement, les responsables Conformité peuvent utiliser eux-mêmes des robots pour exécuter les rapprochements et automatiser les contrôles de routine quotidiens, réduisant ainsi la charge de travail générée par les tâches de routine.

Améliorer la sécurité et la confidentialité de vos données et celles de vos clients

De nombreuses données clients et ceux de l’entreprise sont sensibles et doivent être protégées par tous les moyens ; le meilleur moyen  de garantir leur sécurité,  et leur intégrité ainsi que leur confidentialité est certainement l’usage de solutions RPA adaptées.

Ne commettant jamais d’erreurs, ces dernières contrairement aux humains ne risquent pas non plus de dévoiler, de voler ou de vendre des informations sensibles à d’autres entreprises.

Le cabinet PAC assure « l’automatisation de processus ouvre la voie, à l’intelligence artificielle« , et les dialogues entre les êtres humains et les robots, sont de plus en plus utilisés, un exemple type, ce sont les tchats qui apparaissent de plus en plus, sur tous les sites Web, les règles sont claires, donc c’est facilement automatisable.

Alors n’hésitez plus, si un essai gratuit vous tente, prenez contact avec Clever Technologies (tel. 01.60.53.60.53 / commerciaux@clever.fr), ses commerciaux et technico-commerciaux, sauront vous aider, vous épauler et vous guider, pour que vous puissez créer un compte gratuitement et faire les tests nécessaires, incluant l’envoi de SMS, si cela est votre souhait.

 

Auteur Antonio Rodriguez, Directeur Clever Technologies

 

Written by Antoine

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