Pour simplifier le processus de la facturation, le gouvernement français a décidé de la généralisation de la facture électronique dans les échanges B2B.

À travers la prise de cette décision, l’État français entend réduire la charge administrative des entreprises et les délais de paiement. C’est en 2023 que cette évolution pour toutes les entreprises sera progressivement effective.

Pour que cette mesure soit efficace, que doit-on retenir de l’obligation de la dématérialisation des factures ?

Ce qu’attend l’État de la dématérialisation des factures

En prenant cette décision, le gouvernement français envisage non seulement de gagner en efficacité et de réduire les coûts de traitement jusqu’à trois fois. Mais surtout, il veut affiner ses outils de contrôle dans sa lutte contre la fraude à la TVA qui s’évalue par une perte de plus de 15 milliards d’euros chaque année. Dès le début de ce processus, l’État a obligé les entreprises publiques à émerger entre 2017 et 2020 vers les factures électroniques.

Selon l’organisation, cette évolution se fera selon un calendrier en deux étapes définitives tant pour les entreprises publiques que privées. La première sera enclenchée dès 2023 avec une obligation pour toutes les entreprises d’être capables de recevoir des factures électroniques.

La deuxième étape de la dématérialisation des factures se fera entre 2023 et 2025 avec une obligation progressive pour les entreprises d’opter pour l’émission des factures électroniques en fonction de leur taille. Ainsi, sera atteint l’objectif de la généralisation des factures aux formats structurés et mixtes pour permettre aux entreprises de gagner en efficacité.

Quelles obligations pour les entreprises ?

Les factures électroniques émises doivent répondre à certaines exigences préalablement établies par l’État français. En effet, si la facture électronique est le mode de dématérialisation le plus abouti, elle consiste à digitaliser entièrement le processus de facturation.

Partant de la création jusqu’à l’archivage en passant par l’envoi, la digitalisation a opéré sur toutes les lignes. Ce processus étant légal, il revient aux entreprises de garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Toutes ces conditions remplies, les factures électroniques présentées par les entreprises devront détenir certains renseignements.

Quels sont ces renseignements ?

Il s’agit entre autres de la date d’émission de la facture, du numéro de facture, de la date de vente ou de la prestation de service, de l’identité de l’acheteur, du numéro du bon de commande. Elles doivent également faire mention du numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, de la désignation du produit ou du service, du décompte détaillé de chaque produit ou prestation, etc.

En répondant à cette exigence, l’entreprise en règle s’affranchit entièrement du papier. Si bien sûr les factures qu’elle délivre sont conformes aux réglementations et ont par conséquent une valeur juridique.

Les enjeux de la facture électronique pour les entreprises

Quatre enjeux sont impliqués dans l’obligation de la facturation électronique pour les entreprises. Il s’agit de :

• l’efficacité ;
• la fiabilité ;
• la productivité ;
• la sécurité.

Concernant le premier enjeu, l’efficacité, l’entreprise a l’obligation de simplifier le circuit de validation et le délai d’approbation interne de même que le processus de recherche de documents. Il lui revient également d’utiliser une solution globale d’interaction.

Elle doit être fiable. Par conséquent, ceci doit se démontrer par sa capacité de fournir une facture électronique, conforme à la réglementation. L’autre obligation est qu’elle doit se conformer aux règles commerciales et fiscales obligatoires. L’entreprise doit aussi chercher à renforcer le système de contrôle en garantissant la fiabilité et la traçabilité du traitement des données. Il lui faudra également réduire les litiges et les délais de paiement par le contrôle de la trésorerie.

En matière de productivité, elle doit améliorer ses processus d’achats et de ventes. Ceci, pour permettre l’automatisation des processus comptables pour favoriser son développement. Toujours dans le même cadre, elle a l’obligation de rationaliser les fonctions de back-office pour promouvoir l’efficacité et la visibilité. Aussi, se doit-elle de réduire les coûts et les délais de traitement.

Enfin, pour la sécurité, il lui revient de développer de nouveaux applicatifs aptes à intégrer des fonctionnalités de sécurité, d’analyse et de gestion de la donnée et de l’intelligence artificielle. Ce point implique aussi la sécurisation de la communication avec les clients et fournisseurs ainsi que les processus de cybersécurité.

Quels rôles joue une plateforme collaborative dans ce processus ?

Une plateforme collaborative qui rassemble les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques, œuvre pour la simplification et la gestion des factures. Ainsi, ces deux partenaires ont la possibilité de gérer les factures fournisseurs sans effort. Ceci passe par leur centralisation sur une plateforme unique. Un pas de gagner vers une comptabilité 100 % facture électronique.

La plateforme se charge d’automatiser la collecte et le traitement des factures fournisseurs. Ainsi, la saisie et le traitement manuel sont conjugués au passé.

Troisièmement, il devient possible de valider les factures en équipe, au bureau comme en télétravail.

Enfin, les entreprises n’ont plus qu’à suivre l’état de la facturation fournisseur puisque toutes les informations sont présentes sur le tableau de bord. Il leur faudra seulement contrôler d’un coup d’œil l’état de leur trésorerie.