Coordinateur de crise, la personne qui coordonne la cellule de crise; une augmentation de la violence au travail, des intempéries, des fortes chutes de neiges, des crises de santé publique, les cyberattaques qui explosent en France et des défis continus de la chaîne d’approvisionnement ne sont que quelques-unes des menaces auxquelles les entreprises font face au quotidien, il est aussi parfois dénommé le RPCA (Responsable du plan de continuité de l’activité).
Pratiquement toutes les études arrivent à cette même conclusion : les dangers augmentent en fréquence, en impact et en coût, laissant les organisations aux prises avec un large éventail de menaces pour leurs employés et pour eux-mêmes.
En tant que dirigeant d’entreprise, cette tendance inquiétante exige de vous la mise en place d’un plan de gestion des crises. De cette manière, si votre entreprise est confrontée à une crise, quelle qu’elle soit, elle sera suffisamment équipée et préparée pour y faire face. Mais une question se pose : par où commencer ?
Sommaires
Coordonner un crise pour améliorer sa gestion
Il vous faut d’abord avoir un coordinateur de crise. En l’absence d’un chef attitré de la cellule de crise, ce qui est fréquemment le cas pour les entreprises à la taille modeste, c’est le coordinateur de crise qui se chargera de constituer, manager et accompagner la cellule de crise, de l’organiser et de le faire fonctionner.
Coordinateur de crise, la personne qui coordonne la cellule de crise ; découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur cet expert en gestion de crise, comme ses capacités et les tâches qui lui incombent.
Qu’est-ce qu’une cellule de crise ?
Une cellule de crise, appelée aussi cellule de gestion, est l’endroit où l’équipe de gestion de crise se réunit pour organiser la gestion de crise et faire face à la situation critique. C’est depuis la cellule de crise que les plans de réponse aux crises sont déployés, que la communication de crise s’organise, que les informations sont analysées et centralisées et aussi que les interventions sur le lieu de l’incident sont pilotées.
L’équipe qui opère au niveau de la cellule de crise se charge aussi d’évaluer la crise et son évolution, coordonne la gestion des urgences et secours et évalue aussi l’efficacité des réponses à la crise.
Si elle peut évidemment être déportée loin du lieu de la crise pour diverses raisons, pour des raisons de sécurité par exemple, généralement les organisations choisissent d’installer leur cellule de crise directement dans les locaux de leur entreprise pour être plus près des différentes parties prenantes à la gestion de crise.
L’objectif derrière la mise en place d’une cellule de gestion est exactement le même que la gestion de crise elle-même, celui de minimiser les préjudices subis pour l’entreprise et de faire en sorte que ses activités puissent reprendre leur cours aussi rapidement que possible.
Qu’est-ce qu’un coordinateur de crise et quelles sont ses capacités ?
Les coordinateurs de crise sont sollicités pour protéger les organisations contre les effets négatifs de toute situation ou événement de crise en tant que premier responsable gestion de crise et coordinateur principal au niveau d’une cellule de crise.
Concernant leurs capacités, ils sont censés maîtriser :
- Le management des situations de crises de niveau stratégique.
- Le processus de crise, de la prévention des risques aux retours d’expérience, l’identification des enjeux, des menaces et des risques associés ainsi que l’emploi des méthodes et des outils de synthèse, de partage, et de mémoire des informations relatives aux événements pour offrir à toutes les parties prenantes de la gestion de crise une vision partagée de la situation.
- L’élaboration, la promotion et la défense d’une politique de culture de crise dans son organisation.
- La mise en place des formations à la gestion de crise et l’organisation des exercices de gestion de crise.
- La gestion des opérations et la coordination des acteurs en cas de crise.
- La communication en situation de crise.
- La mise en place et la coordination des actions de la cellule de crise et le pilotage de l’ensemble des composantes de la cellule de crise. Cela inclut l’organisationnelle, l’humaine et la logistique.
- L’exploitation des différents outils et techniques de gestion (main courante, point de situation, alerte, veille…).
Coordinateur de crise, quelles sont ses missions ?
Quand une crise se confirme, voici les missions qui attendent le coordinateur de crise :
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Constituer et manager la cellule de crise.
La cellule de crise crée de la cohérence pour permettre des prises de décisions efficaces. Pour sa mise en place, qui est une tâche faite en anticipation à une crise éventuelle, le coordinateur de crise assiste le chef de la cellule de crise dans la sélection des membres (les décideurs de l’entreprise, les responsables de la communication, les représentants des RH…) qui vont la constituer, dans le choix de l’emplacement de la cellule, dans le choix des outils qui seront utilisés, dans la mise en place des plans de gestion et de communication de crise, dans la planification des différentes taches en cellule de crise et aussi dans la définition de le mode de fonctionnement de la cellule.
Et quand une crise se confirme, le coordinateur assiste aussi le chef de la cellule dans l’activation de la cellule de crise et s’occupe aussitôt de dresser l’inventaire des typologies des risques et des menaces, déterminer les risques et les menaces à traiter en priorité, d’organiser et centraliser les informations sur le risque et les menaces qui sont encore dispersées horizontalement.
Déjà évoqué plus haut, en l’absence d’un chef d’un chef attitré de la cellule de crise, toutes les tâches qui viennent d’être citées relèvent de la responsabilité du coordinateur de crise.
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Coordonner le travail de la cellule de crise
Le coordonnateur s’assure aussi que chaque membre de la cellule de crise effectue bien les différentes tâches qui leur sont confiées comme il faut. Étant le principal coordinateur de toutes les actions, il est donc aussi celui qui est le mieux placé pour savoir quelles ont été les décisions prises ou encore quelles tâches doivent maintenant être exécutées en priorité et lesquelles doivent suivre ensuite.
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Conseiller le chef de la cellule de crise
Le coordinateur de crise est la personne la mieux placée pour conseiller chef de la cellule de crise, surtout dans les prises des décisions difficiles, car il connait tout le travail de la cellule de crise, et par extension l’évolution de la crise et les points où se trouvent les différents membres de l’équipe de gestion de crise et toutes les parties prenantes à la gestion de crise.
Conclusions sur un bon coordinateur d’une cellule de crise
C’est un vrai poste à responsabilités, le coordinateur de crise, doit être un véritable bras droit du directeur, qui aura pour charge de rythmer le dispositif de crise et de prendre la hauteur nécessaire pour aider la prise de décision.
Sa première vocation est de mettre en place un dispositif exceptionnel de gestion de l’information afin de permettre un traitement organisé et efficace d’un tel événement, quelle qu’en soit la cause. Il devra en plus veiller à bien la centraliser l’information, et mieux encore contrôler de sa diffusion.
Parfois titulaire d’un diplôme universitaire, il est aussi nommé RPCA, et sa véritable activité, est d’assurer la survie de l’entreprise, avec sérénité, allant très souvent au delà de la simple mission informatique, car dans de tels cas, il doit superviser et gérer tous les métiers de l’entreprise.
Auteur Antonio Rodriguez Mota Editeur et Directeur de Clever Technologies
Pour en savoir plus sur la gestion des crises :
