Les étapes essentielles pour passer à la téléphonie VoIP

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On parle aussi de voix sur IP. Comme l’indique clairement son nom, cette technologie utilise Internet pour transmettre les conversations.

Comme atouts, elle offre aux organismes rapidité, souplesse, adaptabilité et réduction de leurs dépenses téléphoniques. En outre, cette téléphonie nouvelle génération est équipée de nombreuses fonctionnalités collaboratives qui seront d’une utilité pour les collaborateurs.

C’est donc une solution très bénéfique pour les établissements professionnels et qui dématérialise le téléphone fixe rattaché au bureau.

Vous souhaitez aussi donner une nouvelle impulsion à la communication avec vos clients et au travail collaboratif dans votre entreprise en passant à un système de téléphonie via le protocole IP (Internet Protocol) ?

Découvrez les étapes clés à respecter pour réussir cette transition.

Étape 1 : Évaluer vos besoins en VoIP

C’est la première étape pour passer à la téléphonie VoIP. Elle consiste à faire un inventaire sur l’ensemble des services téléphoniques présents dans votre entreprise. À cet effet, vous ne devez pas oublier les télécopieurs analogiques ou les connexions Internet qui utilisent encore un ancien modem bas débit.

Procédez à une évaluation ligne par ligne sans rien oublier. Grâce à cette étape de vérification, vous pouvez savoir si les lignes téléphoniques dont vous disposez sont suffisantes et si elles ne pourraient pas être optimisées.

En tant que dirigeant d’entreprise, votre objectif est de faciliter le travail de vos équipes pour améliorer leur productivité.

À ce titre, vous devez recenser tous les besoins liés à la téléphonie IP en interrogeant l’ensemble des équipes métiers et leur usage téléphonique précis. Ces besoins peuvent être :

  • la possibilité d’utiliser plusieurs numéros de téléphone internationaux depuis le même terminal ;
  • la possibilité de téléphoner (et travailler) de partout dans le monde ;
  • la possibilité d’enregistrer et réécouter tous les appels ;
  • la possibilité d’analyser l’ensemble des données relatives aux appels d’une équipe commerciale.

Avec les nouvelles fonctionnalités des solutions VoIP, vous remarquerez une nette amélioration des performances de vos employés ainsi que leur bien-être.

Étape 2 : Choisir un fournisseur de téléphonie VoIP

Après avoir bien déterminé vos besoins, vous devez à présent choisir le meilleur fournisseur de téléphonie IP capable de répondre convenablement à l’ensemble des demandes formulées par vos équipes métiers. Vous avez le choix entre deux types de solutions.

La solution IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange)

La solution IPBX vous permet de gagner en modernité contrairement aux anciens standards téléphoniques PABX. Par contre, vous ne serez pas en mesure de profiter de la digitalisation de l’entreprise en raison des téléphones fixes que l’on considère comme appartenant à l’Ancien Monde.

Il faut préciser que vos collaborateurs ne pourront pas profiter également des avantages du réseau IP. D’un point de vue mobilité et flexibilité, cette solution très peu recommandable.

La solution VoIP hébergée sur le Cloud

Il s’agit d’une solution VoIP entièrement dématérialisée et hébergée sur le cloud. Cette technologie permet une mise en place facile et rapide. Elle donne la possibilité d’ajouter de nouveaux collaborateurs sans solliciter l’équipe IT. Avec cette option, il est également possible d’adapter en temps réel le nombre de lignes en fonction de vos besoins même de manière temporaire.
Les collaborateurs peuvent émettre des appels partout où ils le souhaitent, et depuis le terminal voulu.

Étape 3 : Déployer la solution IP au sein de l’entreprise

Le fournisseur choisi doit être en mesure de vous accompagner avec un expert dédié sur la phase de déploiement au sein de votre entreprise. Une telle expertise va faciliter l’intégration. Pour un déploiement efficace, voici les étapes à suivre :

  • Créer les comptes: il s’agit des comptes des administrateurs et ceux des utilisateurs regroupés en équipes. Ensuite, il faudra associer les droits et les fonctionnalités disponibles pour chacun ;
  • Configurer les paramètres d’appels: cela prend en compte les messages d’accueil, le Service Vocal Interactif [SVI] et les plages horaires de disponibilité des utilisateurs ;
  • Intégrer votre solution de téléphonie VoIP: l’intégration doit être faite avec votre CRM [ou Helpdesk] et vos outils métiers. Cela va optimiser vos appels et votre suivi client ;
  • Demander la portabilité des numéros de l’ancien vers le nouveau fournisseur de téléphonie: cette étape vous évite de modifier l’ensemble de vos numéros sur vos supports de communication.

Étape 4 : former les équipes à la nouvelle solution de téléphonie

former les équipes à la nouvelle solution de téléphonie
former les équipes à la nouvelle solution de téléphonie

C’est fait, votre nouvelle solution VoIP est installée. À présent, vous devez vous assurer que vos collaborateurs se sentent à l’aise pour l’utiliser. Pour ce faire, vous devez les former. Cette formation va leur permettre de profiter convenablement des avantages qui découlent des fonctionnalités qui s’offrent désormais à eux, tout en garantissant une transition en douceur.

Il est conseillé de mettre en place une formation différente par équipe métier. En effet, l’outil ne sera pas utilisé de la même manière par vos collaborateurs et ils n’auront pas non plus besoin des mêmes fonctionnalités.

Étape 5 : Analyser les résultats

Il s’agit de la dernière étape de l’intégration de la VoIP. Elle va consister à mesurer l’efficacité de vos nouvelles solutions de téléphonie VoIP. Or, les solutions VoIP fournissent toutes les données détaillées liées à l’utilisation de vos collaborateurs. En vous basant sur les différents tableaux de bord, vous pouvez procéder à une comparaison entre les indicateurs de performance et vos objectifs fixés avant la migration. Les résultats obtenus vont vous permettre de faire un premier bilan.

Christophe Durand
Christophe Durand
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