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Le PPM, est l’outil nécessaire pour la gestion du markéting.
Marketing, le portfolio management, pour maximiser les avantages qu’une entreprise tire des projets qu’elle entreprend. Un portefeuille de projets est un ensemble de programmes et de projets connexes au sein d’une organisation. Quant à la gestion de portefeuille de projets, elle est la gestion, la surveillance et la prise de décision entourant ces programmes et projets.
Le regroupement de projets en portefeuille et leur gestion commune ont pour but d’atteindre le plus efficacement possible un ou plusieurs objectifs stratégiques, en harmonisant de façon efficace et contrôlée les ressources humaines.
L’atteinte de ces objectifs stratégiques passe par l’alignement des projets sur l’orientation stratégique de l’entreprise, mais également par l’utilisation efficace des ressources limitées disponibles ainsi que la création des synergies entre les projets.
Cet article a principalement pour but de vous montrer l’importance de cette discipline qu’est la gestion de portefeuille de projets. Il résume aussi l’ensemble des activités relatives au portfolio management. Le portfolio management – pour maximiser les avantages qu’une entreprise tire des projets qu’elle entreprend.
Qu’est-ce que le portfolio management ?
À ne pas confondre avec la gestion de projet et de programme qui concerne l’exécution et la livraison de projets, le portfolio management, lui, est une discipline bien à part qui se concentre sur la réalisation des bons projets au bon moment en sélectionnant et en gérant les projets comme un portefeuille d’investissements.
Si vous êtes déjà familier à la gestion d’actifs financiers (actions, parts sociales, créances rattachées à des participations, prêts, cautions, dépôts de garantie…), le concept portfolio management suggère aux organisations de gérer leurs projets de la même manière qu’on gère ces actifs.
Plus concrètement, le portfolio management ou gestion de portefeuille de projets fait référence à la gestion centralisée d’un ou plusieurs portefeuilles de projets pour atteindre des objectifs stratégiques. Il répond à de nombreux enjeux majeurs comme la prévention des risques inhérents à la réalisation de nouveaux projets et inclut des tâches comme :
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L’arbitrage des priorités
- quels sont les projets à mettre en priorité; mais aussi pour la réalisation de tel ou tel projet, quelles sont les tâches ou actions prioritaires ?
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La centralisation des informations
- qui concernent les divers projets et ressources, en le regroupant intelligemment, pour éviter de refaire le travail plusieurs fois.
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La validation de la conformité
- il convient de contrôler la cohérence entre les projets vis-à -vis de la stratégie globale de l’organisation ;
Le portfolio management est aussi essentiel pour fournir à toutes les parties impliquées dans les projets un mode de communication adapté qui garantit que toutes les parties prenantes aient la même vue d’ensemble des projets et aussi qu’elles soient sur la même longueur d’onde sur la façon de gérer, de mener et d’exécuter les projets.
Les objectifs de gestion de portefeuille de projets ?
Les enjeux du portfolio management sont nombreux. Ils incluent la centralisation des données des différents projets, la recherche des projets rentables et prioritaires, l’alignement des projets votés pour être exécutés avec la stratégie globale de l’organisation.
La garantie de la transparence pour éviter éventuels désaccords et conflits qui pourraient surgir, la gestion des ressources disponibles, la recherche d’une combinaison appropriée des projets pour minimiser les risques y afférents ou encore l’établissement des connexions entre les projets.
Mais si l’on doit trouver un seul objectif à la gestion de portefeuille de projets, ce serait la maximisation des avantages qu’une entreprise tire des projets qu’elle entreprend.
Différence entre gestion de projets et gestion de portefeuille de projets
Si la gestion de portefeuille de projets consiste à établir des priorités en fonction des objectifs fixés par la direction de l’entreprise, puis de choisir les projets qu’on va finalement mettre en place, la gestion de projets, quant à elle, se concentre sur la réalisation dite opérationnelle d’un projet en particulier, jusqu’à son achèvement.
Seuls les projets approuvés dans le cadre de gestion de portefeuille de projets font l’objet d’exécution et de réalisation, deux actions cadrées par la discipline de gestion de projets, et qui se doivent au moins une fois par semaine d’être revus par la direction et la hiérarchie.
Notez qu’un projet non approuvé ou rejeté est un projet qui ne sera pas réalisé; mais s’il a été rejeté, cela ne signifie pas forcément qu’il est mauvais ou bien irréalisable, il se peut qu’il ne s’aligne tout simple pas, ou bien pas encore aux objectifs commerciaux actuels de l’entreprise.
Quels sont les processus de gestion de portefeuille de projets ?
Dans une organisation, la gestion de portefeuille de projets est dirigée par le PMO (Project Management Office), qui est un service ou département dont le rôle est de définir les processus relevant de la gestion de portefeuille de projet.
À ce titre, c’est à lui qu’incombe la responsabilité de développer et mettre en œuvre le processus ou bien la façon dont le portefeuille de projets sera gérée. Si le PMO peut choisir la méthode qui lui convient le mieux, il y a quand même déjà des règles préétablies dans cette discipline.
Voici quelques étapes clés qui devraient être incluses dans le processus gestion de portefeuille de projets :
Clarifier les objectifs commerciaux de l’entreprise : avant de sélectionner les bons projets, vous devez d’abord savoir où vous voulez aller, autrement-dit connaître avec précision les objectifs commerciaux de l’entreprise.
C’est en ayant en tête les objectifs commerciaux de l’entreprise que vous pourrez sélectionner les projets qui doivent être mis en œuvre, et surtout planifier leur exécution et leur cohérence.
Capturer et rechercher des demandes et des idées pour la création de portefeuille de projets pertinent : vous avez peut-être déjà des projets en tête, mais réunissez toute l’équipe pour la création de portefeuilles qui seraient en alignement avec les objectifs commerciaux de l’entreprise qui viennent d’être identifiés. Lors de cette étape, rien ne vous empêche d’inclure des projets en cours s’ils sont intéressants et en alignement avec les objectifs commerciaux de l’entreprise.
Sélectionnez les meilleurs projets : il s’agit de la raison d’être même du portfolio management. Vous devez mettre en place des indicateurs qui vous aideront à identifier la meilleure combinaison de projets qui crée la valeur totale la plus élevée pour le portefeuille.
Valider et lancer : la validation d’une combinaison de projets ou portefeuille projets nécessite la collaboration avec une équipe qui connaît comment exécuter un projet. Cette dernière vous aidera à déterminer si tel ou tel projet est réellement réalisable.
Comment choisir son logiciel PPM (Project Portfolio Management) ?
Le logiciel de gestion de portefeuille de projets permet aux entreprises, généralement à la direction ou aux dirigeants de l’organisation, d’examiner le portefeuille et aussi analyser et de gérer plus facilement de nombreux projets simultanément, ce qui les aide à prendre des décisions financières et commerciales pour les projets avisées.
Puisque les bons outils sont essentiels pour réussir, il est important que l’outil que vous allez choisir inclut les fonctionnalités suivantes : mesure des coûts et des avantages, gestion centralisée des projets, présentation graphique et aide à la décision, rapports d’avancement, saisie de données.
Et la préparation des tableaux de bord, communication des données critiques du projet, gestion du cycle de vie des projets, planification des ressources et des capacités, suivi des coûts et des avantages et autres fonctionnalités collaboratives.
Auteur Antonio Rodriguez, Directeur Clever Technologies
