Elle permet d’accroître la motivation des employés, qui trouveront les réunions moins ennuyeuses, et d’optimiser ainsi leur créativité.

À long terme, cela permet d’améliorer leurs performances, donc les résultats de l’entreprise. Comment alors créer une salle de réunion interactive au travail ?

La rédaction a analysé cette problématique.

Voici comment mettre en place une salle de réunion interactive au bureau.

Faire appel à un intégrateur pour le côté audiovisuel

Une salle de réunion peut être modernisée pour être un peu plus interactive. Par exemple, il est possible de l’équiper en matériel audiovisuel. Ainsi, les collaborateurs pourront communiquer depuis n’importe où, sans nécessairement avoir à être présents au bureau.

Cela est très pratique lorsqu’un employé est en déplacement professionnel et que sa présence est requise dans le cadre d’une réunion. Il est nécessaire de contacter un prestataire spécialisé pour doter la salle de réunion des équipements nécessaires à cet effet.

La mise en place d’un moniteur interactif constitue une bonne idée. En effet, ces écrans plats disposent d’un système d’exploitation qui leur permet de faire office de plateforme de réunion collaborative. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un appareil externe.

Ce type d’écran est assez intuitif pour permettre des réunions auxquelles chaque participant peut intervenir avec facilité. Il peut s’agir de réunions en salle, mais aussi de vidéoconférences et de formations. Ce type d’écran permet aussi aux organisateurs des réunions de tout préparer de manière optimale.

Opter pour un écran géant tactile

Aujourd’hui, il n’est pas rare de trouver des écrans géants tactiles dans une salle de réunion. Grâce à des fonctionnalités compatibles avec l’utilisation dans une salle de réunion, ses avantages sont nombreux.

L’écran géant tactile permet de regrouper tous les échanges ayant eu lieu durant la réunion, ainsi que toutes les idées évoquées. Facile d’utilisation, il peut être manipulé aisément par les employés. Ceux-ci peuvent se concentrer sur un même écran, ce qui est beaucoup plus pratique.

Pour des réunions plus interactives, l’entreprise souhaitant opter pour un écran géant ne doit pas hésiter à entrer en contact avec un intégrateur audiovisuel pour l’installation de ce type d’écran.

Il est possible d’inscrire des annotations rapides sur l’écran géant, mais aussi d’ajouter de nouvelles informations et d’en effacer quelques-unes si besoin.

Cela aide à accélérer et à améliorer le processus de prise de décision au sein de l’entreprise.

L’écran géant participe donc à création des contenus. Quelques clics sont amplement suffisants pour enregistrer toutes les idées qui ont été validées.

Cela facilite grandement l’organisation de brainstorming. Avec les programmes adéquats, ce type d’appareil peut établir automatiquement des rapports de chaque réunion.

Placer les tables de manière stratégique

La disposition des tables dans une salle de réunion doit être faite de façon stratégique, afin qu’elle soit parfaitement interactive. La disposition en « U », par exemple, est parfaite pour que tous les participants à la réunion puissent se voir et échanger entre eux, tout en ayant la possibilité de regarder leurs écrans ou un écran géant utilisé pour la réunion présent dans la salle. Cette disposition peut convenir bien que l’espace ne soit pas spécialement optimisé.

De plus, on peut choisir la disposition en forme de table ronde ou rectangulaire. Cette disposition est parfaite pour encourager la participation et la prise de parole de chaque participant.

D’ailleurs, c’est souvent la disposition qui vient à l’esprit lorsqu’il est question de salle de réunion. Elle facilite les échanges, ce qui permet d’avancer rapidement sur des questions importantes. Bon nombre d’entreprises ayant expérimenté cette disposition affirment qu’elle est très avantageuse et la recommandent fortement.

Faire des réunions des moments agréables

Pour qu’une réunion soit interactive, il est important que les participants soient à leur aise. Pour cela, il faut instaurer une ambiance détendue et conviviale. Par exemple, il est possible de prévoir des petites pauses toutes les heures pour permettre à chacun de prendre l’air ou de se rafraîchir.

Les pauses peuvent aussi être faites après chaque partie importante de la réunion. Ainsi, tout le monde aura la force et l’énergie nécessaires pour affronter la suite. Ainsi, les participants seront plus motivés, donc plus concentrés sur la réunion.

Il est aussi intéressant de prévoir des collations à chaque pause. En effet, cela permet aux participants à la réunion de se reposer et de se désaltérer dans une atmosphère chaleureuse et conviviale. Pour cela, il est possible de faire appel à un traiteur.

Cette tâche peut être attribuée à un responsable qui sera désigné parmi les participants, ou par celui qui organise la réunion. Ainsi, si la réunion dure longtemps, une petite collation permettra à chacun de tenir jusqu’à la fin.