Elle couvre plusieurs aspects et présente de nombreux avantages. En effet, derrière cette solution pratique se dressent des enjeux forts aussi bien écologiques, économiques que pratiques.
Découvrez quels sont les domaines concernés par la dématérialisation en entreprise et les étapes à suivre pour réussir un tel projet.
Sommaires
La dématérialisation des modes de paiement et des échanges bancaires
La dématérialisation en entreprise s’étend sur plusieurs domaines au nombre desquels se trouvent les systèmes de paiements et d’échanges bancaires. Elle présente de nombreux avantages que ce soit en matière de rationalisation des processus ou de réduction des coûts.
La dématérialisation des paiements permet par exemple d’adopter le bulletin de paie dématérialisé pour les travailleurs de l’entreprise. Elle permet aussi de simplifier la vie de plusieurs clients et de réduire par la même occasion des coûts en interne.
La dématérialisation des factures
Au nombre des domaines concernés par la dématérialisation en entreprise, les factures occupent une place de choix. Il peut s’agir de facture de doit ou de facture d’avoir. Il s’agit d’une transition du format papier vers le format numérique permettant ainsi de s’affranchir du papier dans tous les aspects possibles.
Cette dématérialisation consiste alors à envoyer les factures en mode EDI ou en format PDF. Vous n’aurez donc plus de conserver les formats papiers des factures. Les versions numériques seront alors considérées comme étant les originales.
Cette transition électronique des factures présente de nombreux avantages. D’abord, elle est d’ordre économique, car elle permet de réduire les charges d’environ 10 euros par facture.
Elle permet ensuite d’accroitre la rentabilité et la productivité en favorisant une baisse de 45 % du temps de traitement. En effet, la version papier rend le processus de traitement très complexe, ce qui peut entrainer des erreurs ainsi que du retard.
La dématérialisation des échanges et des processus métiers
La dématérialisation des échanges et des processus métiers au sein d’une entreprise consiste à supprimer le moindre document en papier et à la remplacer par un document numérique. Cette pratique permet de réduire le nombre de supports archivés et conservés.
En adoptant cette pratique, les informations essentielles au bon fonctionnement des différents services de l’entreprise pourront être accessibles sur ordinateur ou sur appareil mobile. En plus, la dématérialisation des échanges vous permettra de réaliser des économies sur la consommation d’encre et de papier, ainsi que sur les coûts de traitements des différents fichiers.
La dématérialisation de la communication
La communication fait également partie des domaines concernés par la dématérialisation en entreprise. À cet effet, de nombreuses sociétés ont opté pour des plateformes en ligne. Ces dernières offrent chacune à leur manière un bureau virtuel, ce qui permet d’organiser et de gérer des projets, peu importe leurs natures.
Cette dématérialisation intervient également vis-à-vis du grand public en particulier chez les clients et les prospects. Avec la mise en place d’une stratégie de marketing digitale et numérique, les interactions avec les clients sont plus fluides.
Comment réussir la dématérialisation en entreprise ?
Si vous désirez optimiser la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise pour tendre vers le zéro papier, suivre une stratégie bien définie s’impose. L’idée est de pouvoir déterminer la solution à mettre en place dans l’immédiat.
Réaliser un audit
La première étape pour réussir la dématérialisation au sein de votre entreprise consiste à réaliser un audit de l’existant. En d’autres mots, vous devrez sonder les habitudes des employés chargés de la gestion documentaire et de la numérisation des documents que ce soit dans le domaine de :
- la comptabilité ;
- les ventes ;
- les ressources humaines, etc.
Ce sondage vous permettra d’avoir une idée assez précise des faiblesses de chaque département ainsi que des processus à optimiser.
Cadrer le projet de mise en place de la dématérialisation
Après avoir réalisé un audit de l’existant, il faudra cadrer le projet de mise en place de la dématérialisation. Pour cela, il faudra se poser quelques questions. D’abord, vous devrez identifier les différentes entités de l’entreprise concernée par le projet.
Ensuite, vous devrez vous interroger sur les technologies et les logiciels qu’il faudra remplacer ou conserver. Enfin, vous devrez connaitre le périmètre de la mission qui sera confié à votre prestataire. Il peut soit être responsable d’une partie du projet ou de son ensemble.
Choisir la solution de dématérialisation la plus adaptée
Choisir la solution de gestion électronique des documents la plus adaptée à votre entreprise est la troisième étape pour réussir la dématérialisation. Il existe en effet une multitude de solutions et de logiciels dédiés à la GED disponibles sur le marché.
Pour faire un excellent choix, il faudra tenir compte des valeurs de l’entreprise, de l’avis des utilisateurs, de la politique de sécurisation des données et du niveau de disponibilité.
Fixer des objectifs atteignables
Il est important de fixer des objectifs avant le déploiement du projet de dématérialisation au sein de l’entreprise. Cette action vous permet d’apprécier rapidement les résultats ainsi que les bénéfices de votre projet.
Pour cela, il faudra mobiliser toutes les équipes de l’entreprise et impliquer chaque département dans le projet de dématérialisation. Vous pourrez toutefois confier la planification du projet à un expert dans le domaine.
