La capture d’informations : la pierre angulaire de l’automatisation et la digitalisation des processus métier ; le contexte actuel défini par des clients exigeants, une concurrence rude et une économie en perpétuel changement poussent les entreprises à évoluer et à se réinventer.

Les modèles traditionnels d’entreprise sont voués à disparaître au profit de nouveaux modèles garantissant la performance de l’entreprise ; ces nouveaux modèles s’appuient sur l’intégration de l’informatique et de l’internet dans ces processus métier ; ’est ce qu’on appelle digitalisation, ou la numérisation.

Au niveau des processus opérationnels, les tâches métier répétitives, permanentes et prévisibles sont ainsi automatisées et les documents dématérialisés ; cependant, sans une technologie de capture d’informations adéquate, la digitalisation est handicapée par les données non structurées.

Les risques d’erreurs restent prépondérants ; de même, l’extraction et la transformation des informations en données traitables par les logiciels métiers prennent encore beaucoup de temps, et notre suggestion est préalablement de faire une analyse poussée des besoins.

Afin d’accélérer le processus, atteindre l’efficience et créer des opportunités de rentabilité, la stratégie de transformation numérique doit inclure l’amélioration de la numérisation des données ; tour d’horizon sur la capture d’informations : la pierre angulaire de l’automatisation et la digitalisation des processus métier.

Qu’est-ce qu’une solution de capture d’informations avancée

Les technologies de capture de documents ont existé depuis des années à chaque initiative de dématérialisation; cependant, les exigences des entreprises actuelles ne s’arrêtent pas sur la simple numérisation des documents.

Depuis un certain temps, les technologies ont beaucoup évolué,  ce qui a entrainé l’émergence de solutions de captures d’informations avancées comprenant des fonctions de Lecture Automatique de Documents (LAD) et de Gestion Electronique des Documents (GED).

La fonctionnalité LAD est elle-même basée sur un ensemble de technologies notamment la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD), l’Optical Character Recognition (OCR), l’Intelligence Charagter Recognition (ICR)…

Un outil de capture avancé peut ainsi structurer les données et les métadonnées et les envoyer directement dans des applications métiers, et des évolutions constantes sont annoncées quotidiennement, surtout dues au Big Data.

L’intérêt d’un bon logiciel de capture d’informations réside dans son interopérabilité; il capture aussi bien les documents numériques que les documents papiers; les données sont ensuite traitées et exportées dans des formats compatibles avec les applications métiers existants dans l’entreprise.

La capture d’informations,  si importante pour l’automatisation et la digitalisation ?

L’automatisation et la digitalisation sont déjà des concepts acquis dans les entreprises actuelles tandis que le terme capture d’informations semble assez nouveau; pourtant, les deux ne peuvent pas  se faire, et surtout l’automatisation, sans qu’il y ait avant capture d’informations.

Dans de nombreuses entreprises engagées dans la transformation digitale et l’automatisation de processus métier, l’intervention humaine est toujours sollicitée en amont, lorsqu’il s’agit d’entrer les données dans un logiciel métier.

Cependant, pour obtenir des données de qualité, l’intégration d’une solution de capture d’informations s’avère nécessaire, les nouvelles technologies aident à cela, mais il faut veiller à bien les structurer pour pouvoir mieux les utiliser et les intégrer.

Il est dorénavant aussi possible de se passer de l’invention humaine en connectant directement les solutions de capture d’informations aux outils d’automatisation de processus métier,  l’informatique et la numérisation, sont passées par là.

L’entreprise et les données

Lorsqu’on parle de digitalisation et d’automatisation de processus métier, l’image de flux de données circulant d’une part et d’autre de l’entreprise à travers les postes de travail des différents utilisateurs nous vient immédiatement en tête.

La digitalisation ou la transformation digitale consiste en effet à intégrer des solutions numériques dans les méthodes de travail et l’exécution des missions relatives à un processus métier; les données sont alors le carburant alimentant cette initiative digitale.

L’automatisation des processus métier, quant à elle, fait référence à l’utilisation de logiciels pour automatiser des transactions métier à plusieurs étapes et reproductibles; elle aussi, tout comme la digitalisation, carbure aux données.

Voilà pourquoi la capture d’informations est une condition sine qua non pour que l’automatisation et la digitalisation, et la numérisation  puissent se faire, dans des conditions optimales, car il ne faut pas automatiser simplement pour récupérer les informations.

Pour assurer sa performance, l’entreprise a des exigences en matière de données; celles-ci doivent être disponibles en temps réel, valides, exhaustives et fiables; la qualité de l’information reste un enjeu important pour toute organisation.

Les données brutes sont consommées et manipulées pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise; quant aux données compilées et traitées, elles sont analysées et interprétées pour le pilotage et les prises de décisions ou Business Analytics.

Prenons comme exemple les données qui viennent du marché comme les statistiques de vente, les préférences des clients ou encore les activités sur les médias sociaux; ces informations peuvent être analysées pour établir une meilleure stratégie commerciale.

Quels processus métier digitaliser ?

Gestion de commandes, sélection de fournisseurs, gestion de notes de frais, sécurité d’accès d’un site, relation client… ; une entreprise est constituée de multitudes de processus métiers ou processus opérationnels.

La digitalisation et l’automatisation interviennent dans le but de rationnaliser l’exploitation et faire des économies ; faut-il choisir une numérisation globale de l’entreprise ou seulement l’automatisation de certains processus ; et surtout, quels processus métier numériser, automatiser digitaliser ?

Processus métier, qu’est-ce que c’est ?

Un processus métier ou processus d’affaires (Business Process en anglais) est le découpage de l’activité de l’entreprise en une suite d’actions interreliées entre elles ; chaque processus est caractérisé par un intrant (input), des tâches et un extrant (output) ; l’entreprise étant composée de plusieurs chaînes de valeur, l’extrant d’un processus devient l’intrant du processus en aval.

L’approche processus est gage de qualité des produits et services de l’entreprise car chaque entité responsable d’un processus est à la fois fournisseur et client ; en effet, à chaque niveau, les acteurs du processus en amont sont des fournisseurs et les acteurs du processus en aval des clients ; il s’agit donc d’un cycle orienté client à travers une vision transversale et non plus une vision verticale orientée fonction.

La gestion des processus métier

La raison d’être d’un processus métier est d’atteindre un objectif spécifique; par exemple, le processus de traitement de commande, défini par un bon de commande comme input et un bon de livraison comme output a pour objectif la livraison des produits ou services commandés par le client;  cependant, l’atteinte de cet objectif est tributaire d’une bonne gestion du processus.

La gestion des processus métier ou Business Process Management (BPM) implique l’optimisation des processus; autrement dit, elle consiste à déterminer une stratégie, mettre en place un dispositif et des actions afin de maximiser l’efficacité tout en minimisant les coûts et les risques d’erreurs.

Le BPM est actuellement facilité grâce à l’automatisation de certaines tâches grâce à des logiciels de gestion de processus, sans oublier les outils pour le contrôle et la vérification.

L’importance de la digitalisation dans le BPM

L’automatisation permet d’optimiser la performance de l’entreprise dans le sens où elle permet de gagner du temps, d’augmenter productivité tout en réduisant les coûts (coûts de fonctionnement et coûts cachés).

D’une manière générale, tout processus implique l’intégration et le traitement d’informations, l’établissement et le transfert de documents ainsi que la transmission de plusieurs emails; certaines tâches sont répétitives, chronophages et surtout frustrantes particulièrement lorsqu’elles sont effectuées manuellement.

La nécessité de la digitalisation apparaît ainsi comme une évidence afin d’automatiser certaines tâches : les employés sont ainsi libérés des tâches pénibles et rébarbatives et peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

De plus, cette minimisation de l’intervention humaine réduit considérablement les risques d’erreurs; l’avantage de la dématérialisation réside également dans la disponibilité et la centralisation des données.

Le pilotage de processus se voit ainsi facilité à travers des données de suivi accessible en continu, et surtout en temps réel, et par tous ceux disposant d’une autorisation préalable.

Toute opération métier est automatisable du moment qu’elle soit multi-étape et reproductible;  chaque processus métier peut ainsi avoir sa propre solution logicielle.

Cependant en réalité, les logiciels de gestion de l’entreprise sont complexes et connectés à l’image des processus de l’entreprise qui sont imbriqués les uns aux autres.

On parle alors de Progiciel de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Resource Planning (PGE) en anglais, et comme cela permet  de faire de gestion intégrée, certains le dénomment aussi ERP, la classification n’est pas toujours très aisée.

A quoi sert la capture d’informations ?

Actuellement, aucune entreprise ne peut échapper à la dématérialisation des processus métier quel que soit son activité; logiciel comptable, logiciel de gestion commerciale, logiciel de gestion des ressources humaines, logiciel de gestion des stocks, CRM, SIRH…

Bon nombre de ces outils de gestion sont utilisés dans les entreprises.

Cependant, 80 % des informations qui entrent dans une entreprise sont constituées de données non structurées; contrairement aux données structurées, elles n’ont pas été formatées dans des champs prédéfinis sous une structure précise.

Ce sont notamment les mails ou  e-mails, les posts sur les réseaux sociaux, les notes en tous genres, les documents Word les images, les vidéos, etc.

Les données structurées, constituées d’informations classées suivant des référentiels et présentées dans des cases, sont facilement interprétées et traitées par les machines, nous faisons allusion ici à des fichiers (tableurs).

En revanche, les données non structurées échappent aux logiques des outils et doivent être transformées pour devenir exploitables; c’est à ce niveau qu’intervient la capture d’informations basée sur des technologies d’intelligence artificielle pour interpréter les données non structurées.

Sans outil de capture d’informations, les données doivent être entrées manuellement dans les logiciels, augmentant ainsi les risques d’erreurs, les mauvaises lectures ou fausses interprétations  et leurs conséquences comme :  le gaspillage de temps.

En conclusion, disposer toujours de la bonne information.

Nous savons tous l’importance du temps passé par un comptable dans la saisie d’écritures comptables sur un logiciel de comptabilité ainsi que les quantités d’erreurs qui s’y glissent ; ces faits démontrent que la capture d’informations est la clé de voûte d’un virage réussi dans la digitalisation.

À l’ère où maîtriser le Big Data représente un enjeu important pour l’entreprise, la capture d’informations constitue un énorme atout ; à la clé, une productivité et une performance améliorées pour l’entreprise et une meilleure expérience utilisateur pour les employés.

Auteur Antonio Rodriguez, Directeur Clever Technologies