• Le coût d’un parc d’impression ne se limite pas à l’achat ou à la location des équipements et au papier.
• Le coût réel par page doit prendre en compte plusieurs éléments, notamment les consommables, la maintenance et le coût de l’équipement.
• Un suivi des volumes permet de mieux identifier les appareils sous-utilisés, surdimensionnés ou particulièrement coûteux.
• Les services d’impression managés permettent de centraliser la maintenance, les consommables et le suivi des usages.
• La maîtrise des impressions peut également contribuer aux objectifs environnementaux des organisations.

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Des dépenses réelles rarement intégrées dans le budget impression

Le coût apparent d’un parc d’impression se résume généralement à l’achat ou à la location des appareils, aux achats de papier et aux consommables. Ce périmètre ne donne toutefois qu’une vision partielle du coût d’utilisation.

Autour de chaque équipement gravitent en effet différentes dépenses : interventions techniques, immobilisation temporaire d’un appareil, consommation électrique, gestion des consommables ou encore temps passé par les collaborateurs lorsqu’un dysfonctionnement survient.

Pris individuellement, ces postes peuvent sembler secondaires. Rapportés à plusieurs équipements et à une année complète d’utilisation, ils peuvent toutefois peser sur le coût global du parc.

Les pratiques des utilisateurs ont également leur importance. Documents imprimés plusieurs fois, pages abandonnées dans les bacs de sortie, utilisation systématique de la couleur ou impressions recto simples augmentent progressivement la consommation de papier et de toner.

Pourquoi le coût réel de l’impression reste difficile à mesurer

L’une des principales difficultés tient au manque de données consolidées.

Sans outil permettant de suivre les volumes par équipement, service ou catégorie d’utilisation, une organisation dispose de peu d’éléments pour identifier les appareils particulièrement sollicités ou, au contraire, largement sous-utilisés.

Le coût par page constitue à ce titre un indicateur intéressant. Il ne correspond pas uniquement au prix du toner divisé par son rendement théorique. Pour obtenir une vision plus complète, il faut également considérer la maintenance, le coût du matériel et, selon la méthode retenue, d’autres dépenses directement liées à son utilisation.

La dispersion des achats complique également le suivi. Lorsque plusieurs services commandent séparément leurs consommables auprès de fournisseurs différents, consolider les dépenses et connaître précisément les stocks disponibles devient plus difficile.

Il en va de même pour les contrats de maintenance ou de location : leur pertinence dépend largement de leur adéquation avec les volumes réellement produits.

Les principaux angles morts du coût d’impression

1. Maintenance et immobilisation : Une panne entraîne non seulement une intervention technique éventuelle, mais peut également perturber temporairement l’organisation du travail lorsque les collaborateurs dépendent de l’équipement concerné.
2. Consommables : Toners, cartouches et autres fournitures représentent une dépense récurrente dont le poids varie fortement selon les volumes, les technologies utilisées et la part des impressions couleur.
3. Temps de gestion : Commander des consommables, signaler les incidents, suivre les interventions et gérer plusieurs fournisseurs mobilise du temps qui n’apparaît pas nécessairement dans le budget consacré à l’impression.
4. Énergie : Les appareils restent généralement connectés pendant une grande partie de la journée. Leur consommation en fonctionnement et en veille doit donc également être considérée dans une approche globale.
5. Impressions inutiles : Pages oubliées, doublons, documents imprimés en couleur sans nécessité ou paramétrages inadaptés peuvent générer une consommation supplémentaire de papier et de toner.

Services d’impression managés : centraliser pour mieux suivre les dépenses

Face à cette multiplication des postes de coûts, certaines organisations choisissent de confier tout ou partie de la gestion de leur parc à un prestataire spécialisé.

Les services d’impression managés regroupent généralement plusieurs fonctions : suivi des équipements, maintenance, gestion des consommables et outils de reporting sur les volumes produits.

L’intérêt réside notamment dans la centralisation des informations. Une vision consolidée du parc facilite la comparaison entre équipements et permet d’identifier plus rapidement les écarts entre les besoins théoriques et les usages constatés.

Service4Print, spécialiste des solutions d’impression pour les professionnels, prend notamment en compte les volumes réalisés, les équipements utilisés et les besoins de maintenance dans l’analyse d’un parc d’impression. Cette approche illustre l’importance de raisonner sur l’usage réel plutôt que sur le seul prix d’acquisition d’une machine.

Comment choisir un équipement adapté au volume d’impression réel ?

Le prix catalogue ne suffit pas à déterminer si un système d’impression est adapté à une organisation.

Le volume mensuel constitue l’un des premiers paramètres à étudier. Un équipement fortement sollicité doit être dimensionné pour supporter la charge attendue. À l’inverse, investir dans une machine conçue pour des volumes très supérieurs aux besoins peut entraîner des dépenses inutiles.

La nature des documents produits doit également être prise en compte. Une organisation imprimant essentiellement des documents administratifs en noir et blanc n’a pas les mêmes besoins qu’un service produisant régulièrement des présentations, brochures ou supports graphiques en couleur.

Dématérialisation en entreprise : quels sont les domaines concernés et comment s’y prendre ?

La vitesse d’impression, la capacité des bacs papier, la numérisation recto verso, les formats acceptés ou encore les possibilités de finition doivent être évalués en fonction des usages réels.

La sécurité devient elle aussi un critère important. L’authentification des utilisateurs ou la libération manuelle d’une impression confidentielle peuvent empêcher qu’un document sensible reste sans surveillance dans un bac de sortie.

Enfin, la compatibilité avec les outils de gestion documentaire et les environnements informatiques existants doit être vérifiée avant tout renouvellement du matériel.

Quelles actions peuvent réduire la facture d’impression ?

Un audit du parc existant constitue une méthode utile pour établir un état des lieux.

Il permet notamment d’identifier le nombre d’appareils réellement utilisés, leur emplacement, leurs volumes respectifs et les dépenses qui leur sont associées.

Cette cartographie peut mettre en évidence des équipements anciens, peu utilisés ou mal positionnés par rapport aux besoins des équipes.

Plusieurs actions peuvent ensuite être étudiées :

• configurer le recto verso par défaut lorsque cela est pertinent ;
• privilégier le noir et blanc pour les documents ne nécessitant pas de couleur ;
• suivre les volumes d’impression par équipement ou par service ;
• centraliser davantage les achats de consommables ;
• vérifier régulièrement l’adéquation entre les contrats et les usages réels ;
• sensibiliser les collaborateurs aux impressions inutiles ;
• remplacer ou repositionner certains équipements lorsque leur utilisation le justifie.

La maintenance préventive peut également contribuer à limiter certaines interruptions de service. L’objectif n’est pas seulement d’intervenir lorsqu’une panne survient, mais d’identifier suffisamment tôt les besoins d’entretien ou de remplacement de certaines pièces.

Les systèmes d’impression professionnels récents disposent par ailleurs de fonctions de diagnostic et de remontée d’informations qui peuvent faciliter le suivi technique du parc.

Impression et responsabilité environnementale : des enjeux de plus en plus liés

La maîtrise des coûts rejoint également les politiques environnementales mises en place dans de nombreuses organisations.

Réduire les impressions inutiles diminue mécaniquement la consommation de papier et de consommables. Le paramétrage recto verso, l’utilisation raisonnée de la couleur et la dématérialisation de certains flux constituent autant de leviers accessibles.

La consommation énergétique des équipements peut également être intégrée aux critères de renouvellement. Les performances en veille, les modes d’économie d’énergie et le dimensionnement des appareils doivent être examinés au même titre que leur vitesse ou leur capacité d’impression.

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L’analyse doit donc être réalisée au cas par cas. Service4Print intervient sur ces problématiques de dimensionnement et de gestion du parc, qui associent considérations économiques, techniques et organisationnelles.

Questions fréquentes sur les coûts d’impression en entreprise

Quels sont les principaux coûts cachés d’un parc d’impression ?

Au-delà du matériel, du papier et des toners, plusieurs dépenses peuvent être moins visibles : interventions de maintenance, temps consacré à la gestion des incidents, suivi des commandes de consommables, consommation électrique ou encore pertes liées aux impressions inutiles. Leur importance dépend fortement de la taille du parc et des usages.

Comment calculer le coût réel d’une page imprimée ?

Le calcul peut intégrer le coût des consommables rapporté au nombre de pages produites, le papier, la maintenance ainsi qu’une part du coût d’achat ou de location de l’équipement. Il est préférable de distinguer les impressions noir et blanc des impressions couleur, dont les coûts peuvent être très différents selon les machines et les consommables utilisés.

Quand les services d’impression managés deviennent-ils pertinents ?

Il n’existe pas de seuil universel valable pour toutes les organisations. Leur intérêt dépend du nombre et du type d’équipements, des volumes produits, de la fréquence des interventions, du coût des consommables et du temps consacré en interne à la gestion du parc. Un état des lieux des usages permet de comparer plus objectivement une gestion interne avec une solution managée.