Les logiciels ERP sont connus pour leur efficacité en matière de gestion et de suivi de projet. Ils aident à piloter les travaux en équipe et boostent la productivité.

Cependant, leur utilité ne s’arrête pas là. Elle va bien au-delà. Les ERP interviennent aussi dans la facturation des services. En quoi le recours à ces outils peut-il se révéler bénéfique pour les entreprises ?

Quelles erreurs permet-il d’anticiper ? Dans cet article, vous trouverez des éléments de réponse convaincants à ces différentes questions.

Quelques erreurs récurrentes dans le processus de facturation

Les irrégularités observées lors de la facturation client concernent en grande partie les entreprises qui proposent des services. Celles qui commercialisent des produits rencontrent très peu de problèmes à cette étape du parcours client. Voici des erreurs plus ou moins remarquées.

La non-facturation

Il est fréquent de rencontrer des cas où la facture client n’est pas délivrée après la prestation de services. Les raisons de cet état de choses sont nombreuses. Ce sont notamment :

• Une charge de travail énorme ;
• L’absence d’un collaborateur responsable de la facturation ;
• Le manque de rigueur ;
• L’inexistence d’un document faisant mention de tous les projets de l’entreprise exécutés et ceux en cours.

C’est une erreur qui porte un gros coup à la trésorerie. À long terme, si cela se reproduit régulièrement, la société ne tardera pas à mettre la clé sous la porte.

Les retards

Si envoyer les factures tardivement n’est pas aussi préjudiciable que l’oubli de facturation, il reste tout de même nuisible à la santé financière de l’entreprise. Les retards font rallonger les délais de recouvrement et impactent ainsi la trésorerie. En outre, ils laissent croire que vous n’êtes pas sérieux dans vos collaborations. Vos clients y verront une preuve de manque de professionnalisme.

Les données erronées

Avant que vos clients ne règlent une facture que vous leur faites parvenir, ils analysent scrupuleusement son contenu. Des noms aux dates en passant par la désignation des services sans oublier les montants, tout est minutieusement décortiqué. Mieux encore, ils accordent une importance capitale aux deux éléments que sont les bons de commande et aux codes uniques associés aux prestations.

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Les bénéfices de l’ERP lors de la facturation

Les avantages de l’utilisation des logiciels ERP pendant le processus de facturation client sont nombreux. Grâce à leurs fonctionnalités, ils accompagnent les entreprises dans la production des factures. Ils permettent d’éviter au maximum les irrégularités.

L’ERP centralise les données

C’est une caractéristique fondamentale connue à l’ERP. Il aide à centraliser toutes les données de la société. Par conséquent, il est pratiquement impossible de retrouver des données erronées sur des factures. Pour chaque document, le système puise les informations dans la base précédemment constituée. Il n’y a plus à saisir des données et courir le risque de reporter de faux éléments qui allongeraient les délais de recouvrements.

L’ERP génère les factures

L’ERP s’occupe de la facturation en temps réel. Dès la fin de la prestation d’un service, l’outil produit de façon automatique des factures. Par conséquent, les retards de délivrance de factures ne se constatent plus. Ainsi, les clients reçoivent les documents à temps et les paiements s’effectuent dans de bons délais. En outre, par la même occasion, la possibilité de faire des erreurs est également restreinte.

L’ERP aide à suivre les factures

En dehors des avantages ci-dessus mentionnés, l’ERP participe aussi au suivi des factures. Sur l’interface du logiciel, un onglet permet de visualiser les factures dont le paiement est effectué et ceux en instance. Ainsi, il est facile de détecter celles qui comportent d’éventuelles erreurs et de les rectifier pendant qu’il est encore temps.

L’ERP gère les cas de retards de paiement

Certains clients, sciemment ou non, ne règlent pas leurs factures à temps quand bien même celles-ci sont exemptes d’erreur et envoyées assez tôt. Pour les situations de ce genre, la relance s’avère indispensable. Cependant, il est difficile de réaliser cette tâche de façon manuelle surtout lorsque vous avez un portefeuille client considérable. Cela risque de vous coûter du temps et des ressources humaines. C’est là qu’intervient l’ERP.

Grâce au suivi qu’il effectue et à sa liaison à la base de données, il envoie des alertes automatiques aux différents clients pour leur rappeler l’échéance. Les messages sont explicites et s’achèvent par la signature de l’entreprise. Ainsi, les créanciers versent leurs redevances à temps et la trésorerie de la société s’en porte mieux.

L’ERP fait économiser de l’argent à l’entreprise

Le processus de production, de gestion et de suivi des factures est très onéreux. Il représente une part importante dans le budget de l’entreprise. Il faut non seulement employer du personnel uniquement pour cette tâche et y consacrer de diverses ressources. Par contre, avec l’ERP, tout est digitalisé et automatique. Il n’y a pratiquement plus de dépenses liées à la facturation. Il suffit donc d’acquérir l’outil, de maîtriser son fonctionnement et le tour est joué.

En résumé, de nombreuses erreurs sont monnaie courante dans le cadre la facturation client. Pour y remédier, l’une des meilleures solutions est d’adopter un logiciel ERP. Ce dernier empêche la survenue des irrégularités grâce à ces multiples fonctionnalités.